CCとBCCを使い分ける

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BCC
メールアドレスも個人情報である。お客さんのメールアドレスは大切な個人情報であるが、社員のメールアドレスも同じくらい大切な個人情報である。
そこで気をつけたいのが、CCBCC の使い分けである。
送信先に、互いに面識がないメンバが含まれているときには、CC ではなく BCC を使うべきだ。

CCによる上司への報告

メールは便利だ。“ホウレンソウ”をメールで済ませることも多くなった。お客さんに連絡を入れると共に、CC で上司に同報配信すれば、面倒な報告も一発で済む。

だが、ここで気をつけておきたいことがある。
そのお客さんと CC で送り先にした上司は名刺交換(メールアドレスの交換)をしたことがあるだろうか? もし無いとしたら、CC ではなく、BCC で報告を送らなければならない。(ただし、メールを使えない上司の下で働いている方には、今回の話は関係ない)
上司のメールアドレスといっても、個人情報であることにかわりない。
メールアドレスのやり取りをしていないとしたら、その上司は、そのお客さんに対して個人情報を公開することを認めたことにはならない。社員のプライバシーを守る立場から、お客さんにもメールアドレスを知られてしまう CC を使うのは問題である。

お客さんの立場でものを考える

また、お客さんの立場からしたら、誰だか分からない人間に CC でメールを送られていることは気分が良くないだろう。こんなときには BCC を使うべきである。
一方、お客さんが知っている上司であれば CC を活用しよう。あなたが逐一上司に報告している様子を見て、お客さんもあなたを信用してくれるはずだ。このように、CCBCC の使い分けに気をつけたい。

間違って送信してしまった場合

商品のお知らせなど、大勢のお客さんに同報配信しようとして、複数のお客さんのメールアドレスを宛先や CC に入れるのは禁忌です。お互いに知らないはずのメールアドレスが筒抜けになってしまうからです。

一度送信した電子メールは取り消しがききません。
こうしたミスに気付いた時は、速やかに上司に報告すべきです。

2009 年(平成 21 年)11 月、内閣府食品安全委員会では、職員がモニター 381 人にアンケートの協力を依頼する際、他人のアドレスが見える状態でメールを送信してしまいました。直後にモニター 2 人からアドレス流出を指摘され、直接の上司である課長補佐にも報告されました。しかし、課長へは報告されませんでした。
その課長は、総務省から連絡を受け、初めて事態を知ったといいます。

こうした事実が公になると、その会社・組織は信用を失います。
問題が起きたら、速やかに現場から上へ報告を上げましょう。
(この項おわり)
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