その場所でリモートミーティングしていいの？

リモートワークが定着し、カフェやファミリーレストランなどでオンライン会議に参加する人を見かけるようになりました。場所を選ばず仕事ができるのは便利ですが、そこは会社の会議室ではなく、不特定多数の人が出入りする公開空間です。
パソコンにパスワードや画面ロックを設定し、通信を暗号化していても、周囲の人に会話が聞こえたり、画面や資料を見られたりすれば、個人情報や機密情報は漏れてしまいます。

問題点

問題は、無料Wi-Fiの盗み見だけではありません。カフェやファミリーレストランでは、次のような物理的な情報漏洩が起きます。

自分や会議相手の声から、顧客名、連絡先、病歴、契約内容、人事情報、未発表の商品・企画などを聞き取られる。
パソコンの画面、共有資料、チャット、通知、手元の書類を、隣席や背後から見られる。
会議画面に映った参加者の顔、氏名、所属、室内の様子などを見られる。
第三者に会議を録音・撮影され、SNSなどで公開される。
取引先や同僚への不用意な発言が聞かれ、会社の信用を損なう。

イヤホンを使えば会議相手の声は漏れにくくなりますが、自分の発言は周囲に聞こえます。また、声を小さくしても、静かな店内や近い座席では内容を聞き取られる可能性があります。のぞき見防止フィルターやVPNも、それぞれ画面や通信を守るための対策であり、会話の漏洩までは防げません。

漏れる情報と影響

会議では、画面に表示していない情報まで、会話の流れで口にしがちです。氏名だけでは個人を特定できなくても、勤務先、住所、案件名、日時などを組み合わせることで特定につながることがあります。
いったん周囲の人に知られたり録音されたりした情報は回収できません。個人のプライバシー侵害にとどまらず、顧客への謝罪、契約違反、会社の信用低下、競争上の不利益につながるおそれがあります。

対策

最も確実な対策は、カフェ、ファミリーレストラン、駅、空港、交通機関など、不特定多数の人がいる場所ではリモートミーティングに参加しないことです。自宅の個室、会社の会議室、防音性のある個室型ワークブースなど、第三者に会話を聞かれず、画面も見られない場所へ移動しましょう。
私も、移動中に駅にある個室ブースを利用したことがありますが、スマホで簡単に予約できますし、空調もあり、快適でした。

ただ、幾つかのブースが密着しているので、遮音性がどの程度保たれているのかは疑問で、小さめの声でしゃべりました。いまどきのワイヤレスイヤフォンは、小さな声でも明瞭に拾ってくれるので助かります。

勤務先は、外出先から参加できる会議とできない会議を分類し、個人情報や機密情報を扱う会議は公開空間からの参加を禁止するなど、具体的なルールを定める必要があります。社員教育では、無料Wi-Fiの危険性だけでなく、会話の盗み聞き、画面ののぞき見、書類の置き忘れも扱いましょう。
会議の主催者も、参加者が安全な場所にいるかを開始前に確認し、安全を確保できない参加者には退出や場所の移動を求めることが大切です。